הכירו את האפליקציה שתאפשר לכם לנהל כל פרויקט באופן יעיל ואפקטיבי. מאת: דרור שגב, מנכ"ל חברת רמדור

כולנו משתמשים במיילים, ווטסאפ ומסרונים לניהול התקשורת בחיים הפרטיים. מסתבר ששימוש בכלים אלו בפרויקטים, מוביל ללא מעט בעיות ולכן כדאי להשתמש בכלי מקצועי הנותן מענה לדרישות התקשורת בפרויקט, כלי שאינו מסובך יותר מווטסאפ! מדובר במודול ניהול תקשורת חדש, שמאפשר לנהל פרויקטים מורכבים באופן מקצועי ויעיל.

מה הבעיה המרכזית והקריטית בניהול פרויקטים?

תקשורת אפקטיבית היא פקטור מהותי להצלחת פרויקטים מורכבים. בשנים האחרונות רמדור מספקת מערכת (רמדור נט) מקיפה לניהול הפרויקט. המערכת כוללת, בן השאר, כלים רבים לתקשורת ושיתוף מידע. בפועל, נוכחנו ברמדור, שלמרות המערכת לניהול הפרויקט, חלק חשוב מהתקשורת בפרויקט מתבצעת באמצעים בלתי פורמליים, כמו ווטסאפ, מסרונים, שיחות טלפון או מיילים. מדובר על תקשורת הקשורה לנושאים מהותיים לפרויקט כמו RFI ("בקשה למידע" Request for Information), SUBMITTALS (הגשה), ועוד. תקשורת זו אינה מנוהלת, אינה מגובה, וקשה מאוד לעקוב אחריה. אז מה הבעיה להתבסס על מיילים/ ווטסאפ/ מסרונים ככלי התקשורת לחברי הפרויקט?

מניסיון בפרויקטים רבים נציין את החולשות הבאות: שליטה ובקרה – בפרויקט יש מאות נושאים שעולים לדיון מהשטח, צריך לעקוב ולראות שהם מטופלים, שכל הגורמים הרלוונטיים הגיבו, שאין חריגה בזמני התגובה הנדרשים ושהנושא מקבל מענה ולא נופל בין הכיסאות. איך מנהל הפרויקט אמור לבצע זאת, כאשר הדיון מבוצע בווטסאפ ואין לו מערכת כוללת בה הוא יכול לראות את כל הנושאים, הגורמים המטפלים, התהליכים והסטטוסים שלהם? איך מנהל הפרויקט יכול לראות מתוך אלפי הנושאים, מהם הנושאים הבוערים הדורשים טיפול מיידי?

קושי בניהול תהליך "מסודר" – בתהליך RFI למשל, אנו רוצים לאפשר לקבלן להעלות שאלה למנהל הפרויקט, לאפשר למנהל הפרויקט לדון בנושא עם גורמים מקצועיים מבלי שהקבלן חשוף לתקשורת זו, ולהעביר לקבלן רק את סיכום הדיון. בכדי ליישם תהליך פשוט זה נדרש מערכת הרשאות וחוקיות, דבר שפשוט אי אפשר ליישם במיילים/ ווטסאפ.

מאוד קשה לוודא שכל הגורמים רואים את כל המידע העדכני והרלוונטי. כמה פעמים אנו נתקלים במצב בו מישהו מגיב על מייל שהוא לא המייל האחרון בנושא? דבר שמוביל לטעויות ובזבוז זמן.

תיעוד – ההתכתבויות לא באמת מתועדות, לא ניתן לדעת בתוך המכלול של אלפי המיילים/ מסרונים/ ווטסאפים, מי אמר מה ומתי. בפרויקט בנייה – יש משמעות משפטית חשובה מאוד לתיעוד ויכולת איחזור של מידע זה גם שנים אחרי ההתכתבות.מסיבות אלו, עלה צורך מהשטח לשירות שמאפשר מחד תקשורת זמינה ונוחה (כמו ווטסאפ) אך מאידך מאפשר יכולת תיעוד, בקרה, שליטה וניהול.

המודול החדש של רמדור

רמדור פיתחה מודול חדש באינטרנט ובאפליקציה לניהול התקשורת לעולם הפרויקטים. המודול מאפשר לגורם רלוונטי בפרויקט (קבלן, מתכנן, מנהל הפרויקט) להעלות שאלה, בקשה לשינוי, בקשה לאישור וכדומה, ולהעבירה לגורמים הרלוונטיים להתייחסות. השאלה יכולה להיות טקסט חופשי, צילום מהשטח, מסמך, קטע משרטוט וכן שדות מוכתבים מראש.

נוצרת קבוצה של אנשים שמתעסקים בנושא אחד, כל גורם יכול להגיב, לבקש התייחסות של גורמים נוספים ולצפות בתגובות של הגורמים האחרים (לפי הרשאות).

המנהל רואה טבלה ניהולית המרכזת את כל הנושאים המטופלים, מי הם הגורמים המעורבים וכן דגלים אדומים על חריגות בתהליך. התהליך המתועד הופך לחלק חיוני מבסיס הנתונים של הפרויקט משום שהוא מהווה אסמכתאות ותיעוד לחיי הפרויקט ולהחלטות המתקבלות במהלך הפרויקט.

לסיכום, התועלת של המודול לפרויקט הוא מהפכה של ממש באופן בו הפרויקט מתנהל, הוא מאפשר להבין טוב יותר את תמונת המצב של הפרויקט, לשלוט על מה שמתרחש בפרויקט ובכך לשפר את אפקטיביות התקשורת בין הגורמים השונים בפרויקט ולהביא לפרויקט מוצלח יותר!